互联网工作邮箱使用管理制度

第一章 总则

第一条 目的与依据

为规范市生态环境局互联网工作邮箱（以下简称“邮箱”）的申请、使用、备案及保密管理工作，保障信息传递安全、高效，防范信息泄露、滥用等风险，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，结合工作实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于市生态环境局所有在职工作人员（含正式在编人员、学习锻炼人员、聘用人员）及因工作需要使用邮箱的外部协作人员。经备案用于工作的互联网邮箱（不含个人互联网邮箱）。

第三条 管理职责

市局办公室为邮箱管理的牵头部门，负责统筹邮箱的备案登记、制度落实监督及日常管理协调工作。

各科室负责人为本科室邮箱的管理者，是使用与保密管理的第一责任人，负责督促本科室人员严格遵守本制度，规范使用邮箱。

邮箱使用人是直接责任人，对本人使用邮箱的行为及传递信息的安全负责。

第二章 邮箱申请与备案管理

第四条 邮箱申请条件

因履行工作职责确需注册使用邮箱的工作人员，须提前向市局办公室提交书面申请，说明使用理由、邮箱地址、使用范围及安全保障措施，备案后方可注册使用。

第五条 备案流程与要求

邮箱使用科室须在邮箱启用前，填写《宝鸡市生态环境局电子邮箱备案表》（详见附件），机关各科室需科室负责人、分管领导签字，各分局、直属各单位经主要领导签字，报办公室备案。

本制度实行前已启用的邮箱，自制度印发之日起，5个工作日内补齐备案手续。

市局办公室对备案信息进行审核归档，建立单位电子邮箱管理台账，实行动态管理。

邮箱信息发生变更（如使用人变更、邮箱地址变更等）或停止使用的，使用人或所在科室须在3个工作日内，填写变更或注销说明，报市局办公室更新备案信息或注销备案。

各科室要严格管控邮箱申请数量，原有工作邮箱的，原则上不再新申请注册。要对现有邮箱进行排查，对长期未使用的“僵尸”邮箱要及时注销，每个科室保留1个邮箱。

第三章 邮箱使用规范

第六条 日常使用要求

邮箱管理人应规范设置邮箱密码，密码长度不少于8位，且包含大小写字母、数字及特殊符号，避免使用电话号码、生日、姓名等易被破解的信息作为密码；密码每季度至少更换一次，不得重复使用近3次内的旧密码。

邮箱使用人应妥善保管邮箱账号及密码，不得擅自转借、泄露给他人使用。若发现密码遗失或账号被非法登录，须立即更改密码，并及时向科室负责人及市局办公室报告。

邮箱仅限用于开展公务活动，不得用于发送与工作无关的信息，不得利用邮箱参与任何违法违规、损害单位形象的活动。

发送公务邮件时，应明确邮件主题，内容清晰、准确、简洁，附件须标注清晰名称。涉及多个单位（科室）或多人的工作邮件，应准确填写收件人及抄送对象，避免遗漏或误发。

邮箱使用人应定期清理邮箱，及时删除垃圾邮件、过期邮件及无用附件，确保邮箱存储空间充足；重要邮件及附件应及时备份，防止因系统故障或账号注销导致信息丢失。

第七条 对外沟通规范

与外部单位或人员沟通时，应使用单位公务邮箱，须在邮件中注明单位及本人身份信息。

向外部发送邮件前，应仔细核对收件人地址，避免因地址错误导致信息泄露或误传；涉及重要工作信息的邮件，可要求收件人收到后予以回执确认。

收到外部发来的陌生邮件、可疑邮件或带有不明附件的邮件时，不得随意打开附件或点击邮件中的链接，应及时删除。

第四章 保密管理要求

第八条 信息分级与传递规范

严格落实“涉密不上网，上网不涉密”制度，按照信息保密等级管理要求，严禁通过邮箱发送、存储、处理、传输国家秘密及工作秘密（如未公开的决策部署、人事任免、财务数据、涉密项目信息等）信息。文件过程稿、征求意见稿等电子文稿，涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的内容严禁在邮箱内传输使用。

第九条 保密责任与问责

邮箱使用人应强化保密意识，严格遵守保密法律法规及单位保密管理制度，对所传递、存储的信息保密负责。

各科室负责人应定期对邮箱使用及保密情况进行检查，发现问题及时整改。

市环保宣教信息中心应加强邮箱系统的安全防护，定期进行安全检测与漏洞修复，防范黑客攻击、病毒入侵等风险，保障邮箱系统安全稳定运行。

对违反本制度规定，造成信息泄露、丢失或其他不良后果的，视情节轻重，依照相关法律法规对相关责任人进行追责问责；构成违法犯罪的，移交相关部门依法追究法律责任。

第五章 监督检查与附则

第十条 监督检查

市局办公室定期或不定期对单位邮箱使用、备案及保密管理情况进行监督检查，对检查中发现的问题，督促限期整改；对整改不力的，予以通报批评。

本制度由宝鸡市生态环境局办公室负责解释。各分局、直属各单位参照执行。